Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeines

Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d)

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Stellen sowie unserem Karriere-Portal!

Um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen, informieren wir Sie nachfolgend über unsere Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung [DS-GVO]. Diese Informationen gelten ergänzend zu unseren Datenschutzhinweise auf den jeweiligen Online-Präsenzen, insbesondere hinsichtlich Cookies oder weiterer Web-Tools.

Sofern hier die männliche Form verwendet wird, geschieht dies lediglich zur sprachlichen Vereinfachung. Angaben beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.

Verantwortlicher für die Verarbeitung:

August-Wilhelm Scheer Institut für digitale Produkte und Prozesse gGmbH.

Uni Campus Nord D 5.1

66123 Saarbrücken

Deutschland

Tel.: +49 (0)681 96777-0

E-Mail: info@aws-institut.de

Eintragung im Handelsregister

Registernummer: HRB 101867

Registergericht: Amtsgericht Saarbrücken

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich gerne an unser Datenschutzteam unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „z.Hd. Datenschutz“ oder elektronisch unter: datenschutz@scheer-group.com.

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die von Ihnen im Bewerbungsportal angegebenen personenbezogenen Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO. Dazu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre E-Mails-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum. Darüber hinaus wird es sich maßgeblich um Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang und Ihrer Ausbildung handeln.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung verarbeiten.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

- Persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum sowie Kontaktdaten

Lebenslauf-Daten wie Schulbildung, bisherige Arbeitgeber, Sprachkenntnisse

- Dokumente in Zusammenhang mit Bewerbungen (Zeugnisse, Bewerbungsfotos, Zertifikate)

- ggf. LinkedIn-Profil (optional)

- ggf. Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Da wir im Bewerbungsverfahren jedoch Angaben zu Ihrer Person benötigen, ist die mögliche Folge einer Nichtbereitstellung, dass wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können. Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir möglicherweise auch, um im gesetzlich erlaubten Umfang unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen von Dritten zu wahren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO), z.B. Personenstammdaten zur Wahrung des Hausrechts im Falle der Zutrittskontrolle bei Vorstellungsgesprächen oder sämtliche Erkenntnisse, die wir in Gesprächen mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.

Aufbewahrung und Löschung

Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten nur so lange, wie es zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf von Verjährungsfristen, zu Beweiszwecken zivilrechtlicher Ansprüche oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach Beendigung eines Bewerbungsverfahrens sind dies unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG in Verbindung mit. § 15 AGG sechs Monate (180 Tage) nach Absage, bei Mehrfachbewerbungen der letzten Absage. Anschließend löschen bzw. anonymisieren wir Ihre Daten. In diesem Falle stehen uns einige Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses insbesondere in der Personalakte sowie Personalinformationssystem.

Abweichende Aufbewahrungsfristen für Stellen in bestimmten Ländern entnehmen Sie bitte länderspezifischen Zusatzinformationen. Sollten rechtliche Verpflichtungen in der Zukunft andere Aufbewahrungsfristen verlangen, werden diese ohne vorherige Ankündigung angepasst.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur den Stellen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung vorstehend genannter Zwecke benötigen (z.B. Personalabteilung, Stellenverantwortliche bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter).

Weitere Empfänger könnten auch diejenigen sein, gegenüber denen wir in irgendeiner Art gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind oder solche Dienstleister, die uns bei der Leistungserbringung notwendigerweise unterstützen (z.B. Auftragsverarbeiter). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet ( https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlicher und Personio.

Unter keinen Umständen verkaufen wir Ihre uns anvertrauten personenbezogenen Daten! Grundsätzlich übermitteln wir Ihre Daten auch nicht in Drittstaaten. Da zu unserer Unternehmensgruppe auch Gesellschaften in Drittstaaten gehören oder, um wettbewerbsfähig zu sein, uns auch Dienstleister mit Firmensitz, Konzernmutter oder Rechenzentrum in Drittstaaten unterstützen, kann es erforderlich werden, dass hierzu eine Weitergabe erfolgt oder zum Zwecke der Wartung und Pflege des IT-Systems ein Zugriff nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein Zugriff nur auf solche personenbezogenen Daten erfolgt, die für das Erbringen der konkreten Aufgabe erforderlich sind und zudem entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln) getroffen sind.

Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der jeweiligen Regelungen (Art. 15-21 der DS-GVO) vielfältige Rechte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,

• Recht auf Berichtigung,

• Recht auf Löschung,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Beim Auskunfts- und Löschungsrecht gibt es Einschränkungen, etwa nach § 34 und 35 BDSG. Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens zu widersprechen. Dies wird jedoch zur Folge haben, dass Sie in einem Auswahlverfahren nicht mehr berücksichtigt werden können. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen eine Datenverarbeitung sprechen.

Auch haben Sie das Recht, einer nicht ausschließlich automatisierten Einzelfallentscheidung zu unterliegen. Eine solche - einschließlich Profiling - gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO findet im Übrigen nicht statt.

Und schließlich haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den o.g. Verantwortlichen.

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gelten die dann neuen Datenschutzhinweise.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.aws-institut.de/datenschutz/ unsere allgemeinen Datenschutzhinweise einsehen.

Stand dieser Hinweise ist Dezember 2024

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.