Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Allgemeines

Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d)

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Stellen sowie unserem Karriere-Portal!

Um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen, informieren wir Sie nachfolgend über unsere Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung [DS-GVO]. Diese Informationen gelten ergänzend zu unseren Datenschutzhinweise auf den jeweiligen Online-Präsenzen, insbesondere hinsichtlich Cookies oder weiterer Web-Tools.

Sofern hier die männliche Form verwendet wird, geschieht dies lediglich zur sprachlichen Vereinfachung. Angaben beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.

Verantwortlicher für die Verarbeitung:

August-Wilhelm Scheer Institut für digitale Produkte und Prozesse gGmbH.

Uni Campus Nord D 5.1

66123 Saarbrücken

Deutschland

Tel.: +49 (0)681 96777-0

E-Mail: info@aws-institut.de

Eintragung im Handelsregister

Registernummer: HRB 101867

Registergericht: Amtsgericht Saarbrücken

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich gerne an unser Datenschutzteam unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „z.Hd. Datenschutz“ oder elektronisch unter: datenschutz@scheer-group.com.

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die von Ihnen im Bewerbungsportal angegebenen personenbezogenen Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO. Dazu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre E-Mails-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum. Darüber hinaus wird es sich maßgeblich um Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang und Ihrer Ausbildung handeln.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung verarbeiten.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

- Persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum sowie Kontaktdaten

Lebenslauf-Daten wie Schulbildung, bisherige Arbeitgeber, Sprachkenntnisse

- Dokumente in Zusammenhang mit Bewerbungen (Zeugnisse, Bewerbungsfotos, Zertifikate)

- ggf. LinkedIn-Profil (optional)

- ggf. Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Da wir im Bewerbungsverfahren jedoch Angaben zu Ihrer Person benötigen, ist die mögliche Folge einer Nichtbereitstellung, dass wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können. Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir möglicherweise auch, um im gesetzlich erlaubten Umfang unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen von Dritten zu wahren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO), z.B. Personenstammdaten zur Wahrung des Hausrechts im Falle der Zutrittskontrolle bei Vorstellungsgesprächen oder sämtliche Erkenntnisse, die wir in Gesprächen mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.

Aufbewahrung und Löschung

Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten nur so lange, wie es zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf von Verjährungsfristen, zu Beweiszwecken zivilrechtlicher Ansprüche oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach Beendigung eines Bewerbungsverfahrens sind dies unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG in Verbindung mit. § 15 AGG sechs Monate (180 Tage) nach Absage, bei Mehrfachbewerbungen der letzten Absage. Anschließend löschen bzw. anonymisieren wir Ihre Daten. In diesem Falle stehen uns einige Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses insbesondere in der Personalakte sowie Personalinformationssystem.

Abweichende Aufbewahrungsfristen für Stellen in bestimmten Ländern entnehmen Sie bitte länderspezifischen Zusatzinformationen. Sollten rechtliche Verpflichtungen in der Zukunft andere Aufbewahrungsfristen verlangen, werden diese ohne vorherige Ankündigung angepasst.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur den Stellen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung vorstehend genannter Zwecke benötigen (z.B. Personalabteilung, Stellenverantwortliche bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter).

Weitere Empfänger könnten auch diejenigen sein, gegenüber denen wir in irgendeiner Art gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind oder solche Dienstleister, die uns bei der Leistungserbringung notwendigerweise unterstützen (z.B. Auftragsverarbeiter). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet ( https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlicher und Personio.

Unter keinen Umständen verkaufen wir Ihre uns anvertrauten personenbezogenen Daten! Grundsätzlich übermitteln wir Ihre Daten auch nicht in Drittstaaten. Da zu unserer Unternehmensgruppe auch Gesellschaften in Drittstaaten gehören oder, um wettbewerbsfähig zu sein, uns auch Dienstleister mit Firmensitz, Konzernmutter oder Rechenzentrum in Drittstaaten unterstützen, kann es erforderlich werden, dass hierzu eine Weitergabe erfolgt oder zum Zwecke der Wartung und Pflege des IT-Systems ein Zugriff nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein Zugriff nur auf solche personenbezogenen Daten erfolgt, die für das Erbringen der konkreten Aufgabe erforderlich sind und zudem entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln) getroffen sind.

Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der jeweiligen Regelungen (Art. 15-21 der DS-GVO) vielfältige Rechte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,

• Recht auf Berichtigung,

• Recht auf Löschung,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Beim Auskunfts- und Löschungsrecht gibt es Einschränkungen, etwa nach § 34 und 35 BDSG. Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens zu widersprechen. Dies wird jedoch zur Folge haben, dass Sie in einem Auswahlverfahren nicht mehr berücksichtigt werden können. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen eine Datenverarbeitung sprechen.

Auch haben Sie das Recht, einer nicht ausschließlich automatisierten Einzelfallentscheidung zu unterliegen. Eine solche - einschließlich Profiling - gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO findet im Übrigen nicht statt.

Und schließlich haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den o.g. Verantwortlichen.

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gelten die dann neuen Datenschutzhinweise.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.aws-institut.de/datenschutz/ unsere allgemeinen Datenschutzhinweise einsehen.

Stand dieser Hinweise ist Dezember 2024

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.